8 vinkkiä, miten pieni yritys hyötyy inventaarion hallinnasta
Kalustonhallinta on yllättävän tärkeä tekijä niin suuressa kuin pienessä yrityksessä.
Yrityksen liiketoiminta tehostuu ja helpottuu merkittävästi, kun kaikilla työntekijöillä ja osastoilla on helposti hallittava inventaario. Kalustonhallinta ja inventaarion ylläpito voi kuitenkin olla haastavaa erityisesti pienille yrityksille, joilla on paljon inventaariota, mutta pienemmät resurssit niiden hallinnoimiseen.
Inventaarion hallintaan on kuitenkin tänä päivänä saatavissa käytännöllisiä ja toimivia ratkaisuja.
Aikaa ja vaivaa säästävä, tehokas keino kaluston hallintaan ja inventaarion ylläpitämiseen on kalustonhallintaohjelmisto, esimerkiksi Riversoftin tarjoamaa Jojoba.
Tässä artikkelissa esitellään kahdeksan näkökohtaa, jotka kannattaa ottaa huomioon kalustonhallintaohjelman valinnassa. Artikkelissa kerrotaan myös hyödyistä, joita tehokas kalustonhallinta tuo mukanaan pienelle yritykselle.
Kaluston ja inventaarion hallinta
Kalustonhallinta on yrityksen koosta ja luonteesta riippuen monitahoinen käsite. Se voi sisältää tiettyjen osien tai laitteiden seurantaa, jolloin sen avulla löydetään varastosta helpommin tarvittavat tavarat ja niiden oikeat määrät. Tehokas kalustonhallintaohjelmisto takaa, että tehtävät hoituvat nopeasti.
Markkinoilta löytyy hyvin erilaisia kalustonhallintajärjestelmiä, ja omia tarpeita parhaiten vastaavan ohjelman valitseminen voi olla vaikeaa.
Yritystäsi parhaiten palvelevan kalustonhallintaohjelmiston löytämiseksi kannattaa pohtia seuraavia kahdeksaa seikkaa.
1. Tehokkaampi inventaarion hallinta
Inventaarion hallinta tarkoittaa yrityksen omaisuuden kuten varaston tai kaluston systemaattista seurantaa ja ylläpitoa. Se siis tehostaa ja sujuvoittaa yrityksen kaluston ja varastojen hallintaa, mikä taas parantaa yrityksen toiminnan laatua ja tehokkuutta.
Entinen tapa hallita varastoa oli kirjaimellisesti kävellä varastoon, etsiä tuotteet hyllystä ja laskea niiden lukumäärä. Sellainen on onneksi jo mennyttä aikaa.
Tänä päivänä tieto tuotteen sijainnista ja määrästä löytyy parilla klikkauksella tietokoneen tai älypuhelimen ruudulta. Siten kalustonhallinnan optimointi vähentää ajankäyttöä ja vaivannäköä. Se myös pienentää hukkaan menevän inventaarion määrää huomattavasti.
2. Vähemmän hukkaan menevää kalustoa ja tavaraa
Kalustonhallintaan erikoistuva ohjelmisto takaa sen, että inventaario pysyy ajan tasalla, eikä kalustoa mene turhan vuoksi hukkaan.
Ohjelmiston avulla pystytään seuraamaan ajantasaisesti, missä tuotteet ja laitteet liikkuvat sekä miten paljon inventaariota yrityksellä kulloinkin on. Näin tavaraa ei häviä enää samalla tavalla kuin ennen.
Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, joiden varastoissa on vanhenevaa tai olosuhteille herkkää tavaraa. Asianmukaisella kalustonhallinnalla varmistetaan, että tuotteet, jotka on myytävä ensimmäisenä, myös myydään ensimmäisenä. Tällöin hävikki pienenee, mikä tarkoittaa kustannusten pienenemistä.
Inventaarion ammattimainen hallinta takaa myös sen, että yrityksen henkilöstö pysyy ajan tasalla siitä, mitkä tuotteet tai laitteet ovat parhaillaan käytössä, huollettavana tai saatavilla. Henkilöstön työskentely helpottuu, kun tarvikkeet ovat helposti ja nopeasti löydettävissä.
3. Vähemmän tarvetta hankkia uutta kalustoa
Uuden kaluston hankinnan tarve vähenee, kun kaluston määrä ja sijainti ovat kaikilla tiedossa eikä kalustoa ole teillä tietämättömillä. Hyvin järjestetty kalustonhallinta varmistaa, että kalusto on hyvässä kunnossa sekä oikeanlaisessa käytössä, jolloin kaluston käyttöikä pitenee ja kustannustehokkuus paranee.
4. Parempi tiedonhallinta
Hyvä kalustonhallinta lisää tiedon määrää ja tekee sen saatavuuden helpoksi. Kaluston ja inventaarion hallintaan erikoistuneen ohjelmiston avulla varmistetaan, että yrityksen henkilöstöllä on kokonaisvaltainen ja ajan tasalla oleva tieto niiden tilasta.
Tehokas tiedonhallinta antaa välineet parempaan päätöksentekoon ja suunnitteluun sekä ajantasaisen tiedon välittämiseen. Pienistä yksityiskohdista rakennetaan toimivia kokonaisuuksia, ja toimiva kalustonhallinta on osa tehokkaan yrityksen toimintaa.
5. Parempi talouden hallinta
Hyvin toimiva kaluston ja inventaarion hallinta auttaa myös hallitsemaan taloutta tehokkaasti. Hyvin hallinnoitu kalusto parantaa yrityksen taloutta ja inventaarion selkeys vähentää tarpeettomia kustannuksia.
Tarpeettomia kustannuksia voivat aiheuttaa mm. ylisuuret varastot, joihin pienikin yritys voi erehtyä, jos inventaarion tarkka koko ei ole selvillä. Inventaarion tehokas hallinta varmistaa sen, että yritys käyttää resurssejaan järkevästi ja kustannustehokkaasti.
6. Tehokas vikojen määritys ja korjaaminen
Kaluston ja inventaarion tehokas hallinta auttaa selvittämään nopeasti ja vaivatta, millaisia vikoja kalustossa on ja miten ne kannattaa korjata. Tämä vähentää yrityksen tarvetta hankkia uutta kalustoa. Myös yrityksen toimintavarmuus paranee.
Kalustoon syntyy väistämättä myös odottamattomia vikoja. Helppokäyttöisen kalustonhallintajärjestelmän avulla vältetään turhat korjausten odottelut ja tyhjäkäynti.
7. Parempi asiakaspalvelu
Kun yrityksen sisäiset asiat ovat hallinnassa, myös asiakaspalvelun taso paranee, ja kun asiakaspalvelu toimii laadukkaasti, on henkilöstökin tyytyväisempää.
Kun jokaisen yrityksessä työskentelevän on helppoa ja nopeaa löytää tarvitsemansa laitteet tai tavarat varastosta, heidän työtehonsa kasvaa. Tästä hyötyy asiakas, joka saa parempaa palvelua, on tyytyväisempi ja todennäköisemmin palaa uudelleen asiakkaaksi.
Toimivaan inventaarion hallintaan investoiminen maksaa itsensä nopeasti takaisin.
8. Parempi tiedonkulku
Tässä artikkelissa on keskitytty laitteiden ja tuotteiden sijainnin ja määrän hallinnoimiseen, mutta työn tekee tietenkin henkilöstö. Toimiva inventaario ja kalustonhallinta tukee ja tehostaa henkilöstön työtä.
Toimiva kalustonhallinta sujuvoittaa ja parantaa tiedonkulkua ja säästää aikaa. Ajantasainen ja tarkka tieto kaluston ja inventaarion tilasta vähentää tarvetta lähteä kesken töiden selvittämään, missä mikäkin on tai mitä välineitä ja materiaaleja on edes saatavilla.
Kaluston ja inventaarion hallinnalla voidaan siten vaikuttaa myös henkilöstön tyytyväisyyteen. Tyytyväinen ja motivoitunut henkilöstö puolestaan takaa sen, että yrityksen toiminta on mahdollisimman tehokasta ja laadukasta.
Millainen on hyvä kalustonhallintaohjelmisto?
Kun valitset yrityksellesi sopivinta kalustonhallintajärjestelmää, kannattaa kiinnittää huomio tarvitsemiisi ominaisuuksiin ja vertailla niiden eroja eri järjestelmien välillä. Kaikki järjestelmät eivät tarjoa välttämättä muita palveluita kuin inventaarion ylläpidon. Toiset taas kuten Jojoba tarjoavat kokonaisvaltaisen paketin yrityksesi hallintaan.
On tärkeää, että inventaarion hallintaan käyttämäsi järjestelmä tai ohjelmisto sisältää
- laite- tai tuoterekisterin
- kohderekisterin
- sekä kalustorekisterin.
Tällaisten rekistereiden avulla sekä yrityksen johdon että muun henkilöstön on helppoa ja tehokasta pysyä selviää siitä, mitä välineistöä ja materiaaleja on tarjolla.
Lisäksi ohjelmiston olisi hyvä sisältää tiedot laitteiden ja tuotteiden hinnoista. Tällä ei tarkoiteta vain niitä hintoja, joilla tavara myydään asiakkaalle, vaan henkilöstö tarvitsee myös kaluston ostamiseen ja nykyarvoon liittyvät tiedot.
Ei kannata investoida kalustonhallintaohjelmistoon, joka ei kerro käyttäjälleen kaluston ylläpitoon tarvittavia tietoja. Inventaarion kuntoon, huoltoon ja saatavuuteen liittyvien tietojen tulee olla selkeästi löydettävissä.
On myös tärkeää, että järjestelmä kertoo sekä sinulle että henkilöstöllesi kaiken tarvittavan tiedon kaluston käytöstä eli käyttöpäiväkirjat, kaluston sijaintitiedot sekä mahdolliset kaluston varaukset.
Kalustonhallintaohjelmiston on tarkoitus helpottaa kaikkea kalustoon liittyvää toimintaa ja tiedonjakoa koko henkilöstön kesken. Kalustonhallinta voi olla ratkaiseva tekijä yrityksen kustannustehokkuudessa.
Yhteenveto
Näiden kahdeksan kohdan kautta olemme pyrkineet selventämään, mitä hyötyjä toimiva kalustonhallinta voi tuoda pienen yrityksen liiketoimintaan. Etenkin pienten yritysten on tärkeää panostaa inventaarion tehokkaaseen hallinointiin, sillä näin yritys tehostaa toimintaansa vaivattomasti. Hyvä kalustonhallinta voi antaa merkittävän etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden.
Jojoban avulla pienyritys pysyy helposti selvillä siitä,
- missä yrityksen kalusto on
- missä kunnossa se on
- mitä materiaaleja löytyy varastosta.
Helppokäyttöisen ohjelmistomme avulla jokainen yrityksessä työskentelevä tuntee inventaarion tilan. Se vähentää resurssien hukkaan menemistä kaikilla alueilla.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä kalustonhallinta tarkoittaa?
Kalustonhallinta viittaa eri asioihin yrityksen inventaariosta riippuen. Kalustonhallintaohjelma voi kertoa kaluston tai tuotteiden sijainnin ja määrän, laitteiden kunnon ja huollon tilan sekä inventaarioon liittyvät erilaiset kustannukset.
Millainen on hyvä kalustonhallintaohjelmisto?
Tehokas kalustonhallintaohjelmisto sisältää laite- ja tuoterekisterin, tiedot laitteiden ja tuotteiden hinnoista, inventaarion kuntoon, huoltoon ja saatavuuteen liittyvät seikat sekä kaiken tarvittavan tiedon kaluston käytöstä.
Mikä on paras kalustonhallintaohjelmisto?
Jojoba tarjoaa kokonaisvaltaisen ja helppokäyttöisen kalustonhallintaan ja inventaarion ylläpitoon erikoistuvan ohjelmiston, jonka avulla yrityksen toiminta tehostuu joka tasolla.
Miten hoitaa kalustonhallinta tehokkaasti?
Jojoban kalustonhallintajärjestelmä tarjoaa helpon ja tehokkaan tavan pitää koko henkilöstö perillä inventaarion tilasta kokonaisvaltaisesti. Hyvä kalustonhallintaohjelmisto takaa sen, että yrityksesi toimii mahdollisimman kustannustehokkaasti.