Inventaarion hallinta, sen käsittely ja inventointi ovat vakituinen osa minkä tahansa yrityksen tai organisaation toimintaa. Inventaario koostuu kaikesta fyysisestä omaisuudesta kuten raaka-aineista, tuotteista, tarvikkeista, työvälineistä ja muista vastaavista resursseista. Tehokas inventaarion hallinta auttaa varmistamaan, että yrityksellä on tarvittavat resurssit käytettävissään oikeaan aikaan, samalla kun vältetään vääränlaista varastointia tai muita taloudellisesti haitallisia asioita.
Inventointi on prosessi, jossa yritys tai organisaatio suorittaa tarkastuksen ja laskennan kaikesta omaisuudestaan ja resursseistaan. Tämä tarkoittaa kirjanpidollista tarkastusta yrityksen hallussa olevista tuotteista, raaka-aineista, tarvikkeista ja välineistä. Tähän prosessiin kuuluu yleensä fyysinen laskenta ja tarkastus, jossa varastossa tai käytössä olevat asiat lasketaan ja verrataan niitä varastonhallintajärjestelmässä oleviin tietoihin.
Perinteisesti inventaarion hallinta ja inventointi on tehty täysin manuaalisesti, mikä voi aiheuttaa monenlaisia haasteita. Manuaalinen prosessi voi johtaa inhimillisiin virheisiin, kuten tiedon puutteeseen, virheellisiin tietoihin tai ajanhukkaan. Näistä ja muista syistä monet yritykset ovatkin viime vuosikymmeninä siirtyneet sähköiseen inventaario- ja kalustonhallintajärjestelmään.
Kuva 1 Manuaalinen inventointi
Sähköisen järjestelmän tuomat edut
Sähköinen järjestelmä vähentää inhimillisten virheiden riskiä inventoinnin yhteydessä. Automaattiset laskentatoiminnot ja tietokannat varmistavat tarkat luvut ja vähentävät virheiden mahdollisuuksia. Inventaariojärjestelmä voi esimerkiksi automaattisesti päivittää varastosaldoja ja ilmoittaa tuotteiden tai materiaalien määrät tarkasti. Laitteiden ja muiden varastoitavien asioiden sijainti tai niiden sen hetkinen käyttäjä on aina helposti tarkistettavissa tällaisesta järjestelmästä.
Sähköisellä järjestelmällä voidaan seurata inventaariota reaaliaikaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen avainhenkilöt voivat nähdä varastotilanteen ja saatavuuden reaaliajassa ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin ajoissa. Inventaarion hallintajärjestelmä voi tarjota yksityiskohtaisia tietoja siitä, kuinka paljon tuotteitta, materiaaleja tai laitteita on varastossa, milloin niitä on viimeksi vastaanotettu tai käsitelty ja milloin laitteet tarvitsevat huoltoa.
Tällainen järjestelmä voidaan asettaa tekemään automaattisia ilmoituksia ja hälytyksiä tiettyjen tapahtumien tai tilanteiden tapahtuessa. Esimerkiksi kun varastossa olevan tuotteen tai materiaalin määrä laskee tietyn ennalta määritellyn tason alapuolelle, järjestelmä voi lähettää automaattisen ilmoituksen varastonhoitajalle tai vastuuhenkilölle, jolloin tarvittavat toimenpiteet voidaan tehdä välittömästi. Laitteiden ja kaluston kohdalla voidaan asettaa vuosi- tai määräaikaishuolloista muistutuksia tai asettaa ohjelma antamaan hälytys vastuuhenkilölle, kun jokin laite on havaittu rikkinäiseksi. Tällaiset hälytykset ja ilmoitukset auttavat varmistamaan, että inventaarion- ja kalustonhallinta on jatkuvasti ajan tasalla ja mahdolliset poikkeamat havaitaan ja käsitellään nopeasti sekä erinäiset rutiinitoimet tulee tehdyksi ajallaan.
Digitaalinen inventaario- ja kalustonhallintaohjelma automatisoi monia manuaalisia tehtäviä, kuten tietojen syöttämisen ja laskennan. Tämä säästää aikaa, jolloin työntekijät voivat keskittyä muihin tehtäviin. Inventaarionhallintajärjestelmä voi esimerkiksi automaattisesti laskea materiaalien tilaustarpeen ja luoda tilaukset suoraan toimittajille.
Sähköinen järjestelmä tarjoaa kattavia raportteja ja analytiikkaa inventaarion tilasta ja käytöstä. Tämä auttaa yrityksiä saamaan syvällistä tietoa varastonhallinnasta, kuten materiaalien tarvemuutoksista, yleisimmin käytetyistä työvälineistä ja tehokkuuden lisäysprosessien toimivuudesta.
Sähköinen inventaariojärjestelmä voidaan integroida muihin yrityksen järjestelmiin, kuten tilaus- ja laskutusjärjestelmiin. Tämä parantaa tiedon virtausta ja helpottaa kokonaisvaltaista liiketoiminnan hallintaa. Kun inventaariojärjestelmä on integroitu tilausjärjestelmään, uusien materiaalien ja välineiden tilaaminen ja vastaanotto voidaan pitkälti automatisoida, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja mahdollistaa näin tehokkaammat varastohallintatoimet.
Monilla yrityksillä on useita varastopaikkoja tai sijainteja, jolloin inventaarion ja kaluston hallinta sekä inventointi voi olla haastavaa. Sähköinen järjestelmä mahdollistaa monipaikkaisen hallinnan, jossa kaikki varastotiedot voidaan keskittää yhteen paikkaan ja sitä voidaan hallita yhden järjestelmän avulla. Tämä helpottaa inventaarion seurantaa, raportointia ja varastonhallintaprosessien yhtenäistämistä eri sijaintien välillä.
Kuva 2 Inventaarion tarkistus
Käyttöoikeuksia ja tietoturvaa pystytään hallitsemaan sähköisellä järjestelmällä paremmin. Tämä tarkoittaa sitä, että vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää ja muokata inventaarion tietoja. Järjestelmän avulla voidaan luoda erilaisia käyttäjärooleja ja määrittää, ketkä voivat tarkastella, päivittää ja poistaa tietoja. Näin varmistetaan se, että inventaarion tiedot ovat suojattuja ja luotettavia.
Sähköinen järjestelmä tallentaa inventaarion tiedot ja tapahtumat historiatietoihin. Tämä mahdollistaa tietyn ajanjakson tarkastelun ja antaa mahdollisuuden tarkastella menneitä inventaarion tilanteita. Esimerkiksi tiettyyn tuotteeseen, materiaaliin tai välineeseen liittyvä historia voi auttaa tunnistamaan mahdolliset puutteet tai parantamistarpeet varastonhallinnassa. Jäljitettävyys ja historiatiedot voivat myös olla hyödyllisiä esimerkiksi tilausten seurannassa, reklamaatioiden selvittämisessä tai virheiden jäljittämisessä.
Loppukaneetti
Vakituisen inventaariohallinnan ja inventoinnin tärkeys yritykselle on kiistaton. Sähköisen järjestelmän käyttö inventaarion hallinnassa tarjoaa lukuisia etuja, kuten tarkkuutta, reaaliaikaista seurantaa, tehokkuutta, raportointia ja analytiikkaa. Yritysten tulisi harkita sähköisen järjestelmän käyttöönottoa inventaarion hallinnan tehostamiseksi ja liiketoiminnan parantamiseksi. Tämä auttaa varmistamaan, että yrityksellä on aina tarvittavat resurssit saatavilla, se pystyy vähentämään hävikkiä ja parantamaan toimintansa tehokkuutta.
Kuva 3 Iloa digitoinnista
Olisiko teidän yrityksenne aika harkita sähköiseen inventaarion- ja kalustonhallintajärjestelmän siirtymistä? Me Jojoballa uskomme vahvasti, että tällaisesta vaihdoksesta voi olla hyötyä yrityksenne toiminnan helpottamisessa ja tuottavuuden kasvattamisessa. Verkkosivuiltamme löydätte lisää tietoja minkälaisissa asioissa voimme auttaa teitä. https://jojoba.fi/