Toiminnanohjaukseen käytettäviä ohjelmia on monenlaisia. Se, mitä ominaisuuksia niiltä vaaditan, riippuu aina yrityksen toimialasta, koosta ja ohjelmien käyttötarkoituksesta. Tämän artikkelin tarkoituksena on auttaa pohtimaan täyttääkö käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä kaikki ne tarpeet, mitä sen kaltaiseen ohjelmaan voisi liittyä, tai olisiko yrityksen aika investoida sellaiseen. Alle listatut ominaisuudet eivät suinkaan ole täysin kattava katsaus siihen, mitä ominaisuuksia toiminnanohjausjärjestelmissä voi olla, vaan tähän on listattu niiden yleisimmät ominaisuudet.
Inventointi ja varastonhallinta
Toimiva kalustonhallinta ja vakituinen inventointi ovat tärkeitä osia lähes minkä tahansa yrityksen toiminnassa. Varastonhallinta voi sisältää tulevan tavaran inventointia, tavaran ja työkalujen siirtoja, käyttöhistoriaa, käyttäjätietoja, työkalujen ja -metodien ohjeita sekä lähtevän tavaran käsittelyä. Materiaalien ja aineiden hallinta sisältää joidenkin edellä mainittujen lisäksi tietoja varastossa olevan tavaran määrästä, varastomateriaalin iästä, varastotilan tietoja (kuten lämpötila) ja materiaalien käyttömääriä. Kun sähköinen varastonhallinta on kunnossa ja toteutetaan osana päivittäisiä töitä, on inventointikin yleensä tehty siinä samalla. Hyvin toimivalla varastonhallinnalla varmistetaan se, että työntekijöillä on aina tarvittavat työvälineet ja materiaalit käytettävissään, ja työnjohto pystyy suunnittelemaan etukäteen tuotantoa ja työvuoroja.
Työajanseuranta ja henkilöstöresurssit
Työajanseuranta voi yksinkertaisimmillaan tarkoittaa sitä, että työntekijä itse kirjaa sähköiseen järjestelmään tekemänsä työtunnit ja ohjelma välittää tämän tiedon palkanlaskijalle. Alasta riippuen työaikojen kirjaaminen voi tapahtua jonkun muun kuin työnantajan laitteilla. Näin toimitaan hyvin yleisesti esimerkiksi rakennusalalla. Tällöin on tärkeää, että käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä pystytään helposti kytkemään toiseen järjestelmään ilman viiveitä tai erityisempiä lisäkustannuksia.
Henkilöstöhallinnan puolella hyvä ohjelma osaa tehdä monia asioita, jotka olisivat entiseen aikaan olleet ihmisten manuaalista työtä. Ohjelma osaa laskea vuosilomat, se osaa kertoa sopivat loma-ajat, se laskee työhistorian ja työntekijän taustan pohjalta sopivat palkanlisät ja se sisältää tarvittavat tiedot soveltuvista työehtosopimuksista. Hyvä ohjelma osaa myös ehdottaa oikeita työntekijöitä työtehtäviin sen mukaan mitä ohjelmaan on kirjattu työkokemuksen ja koulutuksen osalta.
Kirjanpito ja reskontra
Toimiva kirjanpito on yksi tärkeä tekijä yrityksen taloudellisen tilanteen seuraamiseen. Ilman toimivaa kirjanpitoa on lähes mahdotonta tietää, paljonko pääomaa on käytettävissä, mihin sitä on sidottu tai onko toiminta edes kannattavaa. Hyvä kirjanpito-ohjelma seuraa automaattisesti mahdollisten tilaus- ja toimitusjärjestelmien tietoja, näin antaen ajantasaista tietoa sen hetkisestä taloudellisesta tilanteesta. Ohjelman pitää olla myös joustava siinä mielessä, että erinäiset kuitit ja laskut voidaan helposti tallentaa ohjelmaan ja näin lisätä osaksi päivittäistä taloudellista seurantaa. Muutkin taloudelliset tekijät, kuten palkkojen maksu, on myös osa toimivaa kirjanpitojärjestelmää ja hyvin toimivassa ohjelmassa nämä tiedot päivittyvät kirjanpitotietoihin automaattisesti.
Osto- ja myyntireskontra on vielä tänäkin päivänä sellainen asia, jossa ihmisen pitää jollain tavalla kirjata tietoja ylös, koska kaikki tahot eivät vielä tarjoa laskuja sähköisessä muodossa. Hyvä ohjelma osaa lukea standardimuotoisesta laskusta tarvittavat tiedot muodostaakseen rekisteritiedon näin vähentäen kirjaukseen tarvittavaa työaikaa. Vielä parempi ohjelma osaa varoittaa työntekijää, jos kirjattava lasku on lähetetty epämääräisestä tai muuten tuntemattomasta lähteestä.
Ajopäiväkirja
Hyvä ajopäiväkirja mahdollistaa työajon ja henkilökohtaisen ajon erottamisen helposti ja nopeasti. Erinomainen ajopäiväkirjajärjestelmä tekee nämä asiat käytännössä automaattisesti. Riippuen alasta ja käyttötarkoituksesta ajopäiväkirja voi seurata myös huippu- ja keskivertonopeuksia, polttoainekulutusta, käytettyjä reittejä ja yhtämittaisia ajoaikoja. Näillä ja muilla ominaisuuksilla varustettu toiminnanohjausjärjestelmä auttaa kuljetusyrityksiä hallinnoimaan ajoneuvojaan helposti, ja varmistamaan, että työntekijät toimivat mahdollisimman tehokkaasti, eivätkä unohda pitää tarpeellisia taukoja pitkiä matkoja ajaessaan. Muille yrityksille tällainen työkalu on erinomainen keino varmistaa, että tarvittavat tiedot ajetuista matkoista on helposti siirrettävissä kirjanpitoon ja tarvittaessa myös palkanlaskijoille.
Projektiseuranta ja raportointi
Yrityksillä voi olla monia erilaisia projekteja aina tuotteen valmistuksesta koulutukseen ja markkinointiin. Onkin tärkeää, että toiminnanohjausjärjestelmä tukee monipuolisten projektien luontia, seurantaa ja päättämistä. Toteutuneista projekteista on myös hyvä kertyä ohjelmaan dataa, jota voidaan mahdollisesti käyttää tulevien projektien suunnittelun osana. Erinäisten vastuuhenkilöiden ja osallisten nimeäminen projektiin on hyvä olla mahdollisimman helppoa ja toimia yhdessä työaikajärjestelmien kanssa, jotta varmistetaan, että projektiin nimetyillä henkilöillä on oikeasti aikaa ottaa osaa projektiin.
Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä osaa tuottaa erinäisistä asioista raportteja, jotka ovat jo sellaisenaan käytettäviä osana yrityksen johtamista. Nämä voivat olla esimerkiksi vuosikokouksissa käytettäviä talousraportteja tai laitehuolloista muodostettuja raportteja, joita voidaan käyttää osana työnohjausta tai suunnittelua. Hyvä raportointityökalu osaa kerätä tarvittavan tiedon niistä paikoista toiminnanohjausjärjestelmää, jotka asiaan liittyvät ja osaa automaattisesti esittää ne ymmärrettävässä ja silmää miellyttävässä muodossa.
Asiakashallinta
Jokainen yritys elää asiakkaillansa ja asiakkaillensa. Heitä pitää löytää, säilyttää ja ainakin tutkimusten mukaan helpoin myynnin kasvattamisen keino on myydä lisää jo olemassa oleville asiakkaille. Näistä syistä toimiva asiakashallintajärjestelmä onkin tärkeä osa toiminnanohjausjärjestelmää. Markkinointiosaston on tärkeää saada helposti luotua uusia asiakastilejä ja kerättyä dataa siitä, mitä tahoja on lähestytty ja miten. Näiden tietojen on siirryttävä tuotannolle helposti käsiteltävässä muodossa, jotta tiedetään mitä he ovat tilanneet ja milloin tilatut asiat pitää tuottaa. Tämän jälkeen tilaustiedon pitää kulkea toimitusosastolle ja ohjelmasta pitää saada selville tiedot siitä mihin asiakkaan tilaamat asiat toimitetaan ja millä aikataululla.
Tilaus ja toimitusjärjestelmät
Kun asiakas tilaa yritykseltä tuotteen tai ostaa jotain yrityksen verkkokaupasta, on hyvä, että nämä tiedot välittyvät oleellisille tahoille yrityksessä välittömästi. Tämä välittömyys saavutetaan helpoiten ja varmimmin käyttämällä ohjelmaa, jossa nämä toiminnot ovat osana kokonaisuutta. Tällöin yritykset pystyvät helpoiten toteuttamaan asiakaslähtöistä tuotantoa ja keräämään dataa suosituimmista tuotteista ja asiakkaista, jotka yritykseltä ostavat.
Kun asiakas on tilannut yritykseltä jotain ja se on tuotettu, on tullut aika lähettää tuote eteenpäin. Tässä auttavat toimitusjärjestelmät, jotka sisältävät tiedot siitä mitä kenellekin kuuluu lähettää, miten se pakataan, minä päivänä se pitää lähettää ja mikä taho sitä tulee hakemaan. Osana tätä järjestelmää voi olla myös integraatiot erinäisten kuljetustahojen järjestelmiin, jolloin tieto matkaan lähtevästä lähetyksestä siirtyy kuljetusyritykselle lähes automaattisesti jo ennen kuin tuote on ehditty pakkaamaan, näin vähentäen aikaa, jonka valmis tuote odottaa yrityksen varastoissa.
Huolto- ja korjausjärjestelmät
Hyvin hoidettu huolto takaa sen, että laitteet pysyvät kunnossa mahdollisimman kauan, ja niillä tehty työ on niin laadukasta kuin laitteilta voi odottaa. Hyvässä toiminnanohjausjärjestelmässä on olemassa omat huoltojärjestelmät osana laite- ja kalustohallintaa. Tämä tarkoittaa siis sitä, että kun laite on kirjattu ohjelmaan, voidaan sille asettaa esimerkiksi vuosihuoltoaikataulu, joka otetaan automaattisesti huomioon tuotannossa ja työvuoroissa niin, että kun huollon aika on tullut ei se tule yllätyksenä sen enempää myynnille kuin tuotannollekaan.
Jokainen yritys, joka valmistaa tai tekee jotain fyysistä, tietää, että työssä käytettävät välineet hajoavat jossakin kohtaa. Hyvällä välineiden käyttöön liittyvällä ohjeistuksella ja oikealla koulutuksella toki vähennetään sitä todennäköisyyttä, että laitteet hajoavat. Jossakin kohtaa kuitenkin väistämättä käy niin, että jokin laite hajoaa, ja silloin on tärkeää, että tieto laitteen hajoamisesta välittyy mahdollisimman nopeasti työjohdolle sekä korjauksesta vastaaville tahoille. Hyvä toiminnanohjausjärjestelmä antaa tehdä nopeasti ilmoituksen oleellisille tahoille laitteen hajoamisesta ja näin mahdollistaa tuotannon sopeuttamisen tilanteeseen käytännössä välittömästi.
